業務に役立つExcel 選択したリスト項目だけを別リストへ抽出関数。

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業務に役立つExcelで、リストで選択した項目のもののみを別リストへ抽出してリスト選択出来るようにする関数です。大変便利です。今回もDLファイル付です。

はじめに

Excelのファイルで日常業務に入力規則でのリストはかなり活用されているかと思います。

そのリストの小技ですが、リストで選択した項目に該当するデータのみを更に別セルのリストへ抽出し、表示させる関数です。

意外に知らない方が多い小技。大変便利です。

ここがポイントロゴ

icon-check-square-o 例えば、バイクで大型、中型、小型とカテゴリがあった場合、大型をリストで選択すると、その大型に該当するデータのみを別リストへ表示。もちろん中型を選択すると、中型のみに該当するデータを別リストで表示させるので、リストが綺麗に整理されて、少ない範囲で選択出来るようになりますので、作業効率が大幅に改善されます。

私が勝手に呼称した呼び方が、タイトルにさせて頂いた「リストの中のリスト化」です。

リストの中のリスト化

サンプルファイル(画像は全て拡大します)

SUBTOTAL機能①

前回の、業務に役立つExcel COUNTIFSにSUBTOTAL関数を追加 で使用したサンプルをそのまま流用します。

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リストの中のリスト化 手順(下準備)

  • まず、二つのリストカテゴリを仮に

リスト①の「白物家電」「パソコン」「家電」全体の項目を「種別」とします。

そして各リスト①の中には

「白物家電」→洗濯機A、洗濯機B、洗濯機C、エアコンA、エアコンB、エアコンC

「パソコン」→プリンタA、プリンタB、プリンタC

「家電」→電話機A、電話機B、電話機C、掃除機A、掃除機B、掃除機C

がそれぞれにカテゴライズされているのがリスト②になります。

リストインリスト⑦

  • そしてリスト①へカテゴリ名の「種別」を下記のように設定します。

リストインリスト①

ここがポイントロゴ

 icon-check-square-o 「白物家電」「パソコン」「家電」3つをドラッグでくくり3つが選択された状態で。

リストインリスト②

そしてリスト②のカテゴリへもカテゴリ名をそれぞれ設定していきます。

リストインリスト③

もちろん、「白物家電」のカテゴリである、

洗濯機A、洗濯機B、洗濯機C、エアコンA、エアコンB、エアコンC 6つをドラッグでくくり

リストインリスト④

同じように プリンタA、プリンタB、プリンタC をカテゴリ名である「パソコン」へ

リストインリスト⑤

同じように 電話機A、電話機B、電話機C、掃除機A、掃除機B、掃除機C をカテゴリ名である「家電」へ。

リストインリスト⑥

下準備が出来たところで、リストの中のリスト化を完成させましょう。

リストの中のリスト化 手順(完成)

リスト①を設定するB列へデータの入力規則を下記のように入力して下さい。

元の値へ =種別 と入力します。

リストインリスト⑧

ここがポイントロゴ

icon-check-square-oリスト②を設定するC列へデータの入力規則を下記の関数を入力して下さい。

リストインリスト⑨

これでひとまず完成ですが、最後の仕上げにリスト①とリスト②へ設定した入力規則を

リストインリスト10

必要行までコピーして完成です!

リストインリスト11

完成された、リストの中のリストは、皆さまが実際試して、ご確認下さい。

ダウンロードファイル

“ExcelファイルCOUNTIFSにSUBTOTAL関数を追加” をダウンロード SUBTOTALCOUNTIFS.xlsx – 830 回のダウンロード – 17 KB

  • ご自身で使用されているファイルへご使用されるならば、この記事を参考に計算式をコピペして使用して下さい。
  • もちろんダウンロードして頂いたファイルのデータベースシートもそのままご利用になれますので、ご活用下さい。

さいごに

このリストの中のリスト化は、本当に便利です。

やはり、リスト選択のデータが多くなればなる程、カテゴライズされたデータのみ抽出されたほうが断然、効率もよくファイルもスマートになります。

もちろん、リストのカテゴリが3つ、4つと増えてもやり方は同じです。

カテゴライズ項目からカテゴライズ項目・・・と作業していくだけです。

もちろん、関数を知っていても、活用出来るか、否かは皆さま次第です。

是非、日頃の業務にお役立て頂ければ幸いです。

以上、業務に役立つExcel 選択したリスト項目だけを別リストへ抽出関数。DL付 でした。

ご視聴ありがとうございました。

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