業務に役立つExcel重複データ最新のみを抽出する関数。DL付。

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業務に役立つExcelで、重複するデータの中から最新のみを抽出してくれる(重複しない場合はそのデータを抽出)大変便利な関数複数混合式を紹介します今回もDLファイル付です。

はじめに

データベースを構築していく中で、ファイリングデータとして、重複したデータがある場合、重複した個数に無関係に最新のデータのみを抽出したい、と思った事はありませんか?

例えば、オークションで一番直近の落札が一番最新の相場という事になります。

もちろん中古販売の場合でも、相場は一番直近での販売履歴が今の相場になるかと思います。

そういった販売履歴データを作成する際、同じ商品の場合、データベースの中で同じ商品名で重複していきますよね?

そういったケースで最新のデータのみを簡単に抽出する関数式をご紹介します。

重複データ最新のみを抽出する関数

サンプルファイル

まず、こちらが、サンプルファイルです。(※クリックで拡大します)

重複①

A列が手入力欄で、販売日を入力する列になっています。

B列は一応リスト選択にしました。J列にリストデータが入れてあります。

C列は販売金額を手入力する列です。

そして、今回ご紹介する重複データの最新のみを抽出する関数がD列に入っています。

そして、E最新を抽出したデータのみの金額を関数で抽出してあります。

そして、F列D列と、F列をCONCATENATE関数で一つのセルにして、わかりやすくしてみました。

重複データ最新のみを抽出する関数の紹介

こちらが、今回の主役関数、D4セルに入れてある関数式です。

ここがポイントロゴ

icon-check-square-o ブロックごとに解説していきます。

この前半、

  • COUNTIFでもとめられたデータは、データ数が計算内でカウントされているのです。
  1. それを利用して、カウントが1なら。
  2. つまりデータが重複しないならば、そのままB4セルのデータを表示せよ。
  • $B$3:$B$67770 で67770まで指定してあるのは今後行が増えることを想定して数式を変更しなくても良いようしてあるからです。(67770行まで増える事はそう無いでしょう(笑))

という事です。

そして中盤から後半までは一気に説明させて頂きます。

  1. データの始めから、参照セルまででデータが1以上あるか?
  2. あるならそれはデータ数のマックス(最新データ)なのか?
  3. マックス(最新データ)でないなら次のデータを参照しに行き、マックス(最新データ)に到達したら表示せよ。

という式を組んであります。

  • そしてデータが1以上で、マックス(最新)ではない中間データの場合は、”” で空白を入れるように至れり尽くせりとなっています。

エラー値 #DIV/0 はみっともないですから、どの関数を組む場合でもエラー値が出た場合は、空白か0を表示されるように式に組み込んでおくのが大人のマナーとなっています。

E列の関数

単純にD列が空白だったら、空白を空白でないなら、C列を表示という式です。

F列の関数

こちらもE列の式同様、E列が空白なら空白を、空白でないなら、CONCATENATEで、D列とE列を、くっつけて表示させる式です。

これで、下記商品種類

洗濯機A
洗濯機B
洗濯機C
エアコンA
エアコンB
エアコンC
プリンタA
プリンタB
プリンタC
電話機A
電話機B
電話機C
掃除機A
掃除機B
掃除機C

全て、最新のデータが一つだけ抽出されたファイルが完成したと思います。

ダウンロードファイル

“Excelファイル重複データ最新のみ抽出” をダウンロード Extract-Only-New.xlsx – 225 回のダウンロード – 14 KB

    • ご自身で使用されているファイルへご使用されるならば、この記事を参考に計算式をコピペして使用して下さい。
    • もちろんダウンロードして頂いたファイルのデータベースシートもそのままご利用になれますので、ご活用下さい。

さいごに

今回サンプルファイルを作成するにあたり、真っ先に思い浮かんだのが、オークションの販売履歴でした(笑) 最新のデータのみを常に参照出来れば、より正確な相場が把握出来ますしね。

もちろん、こういったケースのデータベースには何にもで応用出来ますので、活用する幅は多岐にわたります。日頃の業務の大幅な効率化を図れる事は間違いありません。

もちろん、関数を知っていても、活用出来るか、否かは皆さま次第です。

是非、日頃の業務にお役立て頂ければ幸いです。

以上、業務に役立つExcel重複データ最新のみを抽出する関数。DL付。でした。

ご視聴ありがとうございました。

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