業務に役立つExcelデータベースを自動で仕訳し抽出。DL付。

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業務に役立つExcelで作成したデータベースを、自動で仕訳し別シートへ抽出させる計算式をご紹介します。DLファイル付です。

  はじめに

 この計算式で抽出させる条件としては、オートフィルタがかかる、1セル1データが条件となります。

日頃の業務で、わざわざフィルタをかける手間すら省けます。指定した条件のデータ行のみを別シートへ抽出していける為、管理も楽な上に正確なデータベースを構築出来るので、業務の大幅効率化を図れます。

  Excelデータベース自動仕訳抽出

  データベースシート

こちらが基本となる「データベース」。

自動仕訳抽出①

  在庫抽出シート

「在庫」行の抽出シート

データベースの状況列「在庫」行のみを抽出してあります。

  注文受抽出シート

「注文受」行の抽出シート

自動仕訳抽出③

データベースの状況列「注文受」行のみを抽出してあります。

  売上済抽出シート

「売上済」行の抽出シート

自動仕訳抽出④

データベースの状況列「売上済」行のみを抽出してあります。

  数式の説明

  シート内数式の表示

それでは、数式の表示で中身を見て下さい。

データベース内の数式の表示がこちら

自動仕訳抽出⑤

在庫抽出シートの数式の表示がこちら

自動仕訳抽出⑥

  計算式の解説

計算式としては、たった二つを使用するのみです。

元データのL2に入っている「在庫」抽出用の計算式です。

  • F列のデータが”在庫”ならば、ROW関数で、判定数字を表示させています。
  • この計算式での注意点は、データの一番初めの行、このデータベースであれば2行目から始まっていますが、必ず初めのデータ行を起点に ROW(A1)にします。
  • 2行目からだからといって、ROW(A2)には設定しない事です。

元データのM2に入っている「注文受」抽出用の計算式です。

元データのN2に入っている「売上済」抽出用の計算式です。

ここがポイントロゴ

 icon-check-square-o この計算式にはドラッグして一気に全セルへ数式をコピー出来るように、ドラッグコピーに対応した$を設定してありますので、一瞬で全セルへ計算式をコピー出来るようにしてあります。

自動仕訳抽出10

そして在庫抽出シートのA2に入っている計算式がこちら。

  • この計算式で抽出用に抽出条件にあってROW数字が表示されているならば、その行を表示させるという計算式です。
  • INDEX式によって、ROW数字が表示されている行のみを詰めて表示させています。

ここがポイントロゴ

icon-check-square-o この計算式にもドラッグして一気に全セルへ数式をコピー出来るように、ドラッグコピーに対応した$を設定してありますので、一瞬で全セルへ計算式をコピー出来るようにしてあります。

自動仕訳抽出⑦

自動仕訳抽出⑧

自動仕訳抽出⑨

  ダウンロードファイル

ダウンロードExcelファイル icon-download

“Excelファイル自動抽出ファイルサンプル” をダウンロード DataExtraction.xlsx – 816 回のダウンロード – 70 KB

  • ご自身で使用されているファイルへご使用されるならば、この記事を参考に計算式をコピペして使用して下さい。
  • もちろんダウンロードして頂いたファイルのデータベースシートもそのままご利用になれますので、ご活用下さい。

  さいごに

一度抽出式を完成させてしまえば、元のデータベースをメンテナンスしていくだけで、仕訳抽出シートは自動で更新されていきますので、大変便利です。

必要条件判定された行が別シートへ仕訳抽出されているので、一目瞭然で把握する事が出来ます。日頃の業務で常に確認する項目を抽出すれば良いかと思います。

是非、日頃の業務にお役立て頂ければ幸いです。

以上、業務に役立つExcelデータベースを自動で仕訳し抽出。DL付。でした。

ご視聴ありがとうございました。

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